So berechnest du einen Freelancer-Stundensatz, der dein Geschäft wirklich trägt

Die kurze Formel

Dein minimal nachhaltiger Stundensatz ist der Jahresumsatz, den dein Geschäft benötigt, geteilt durch die Zahl der Stunden, die du in einem Jahr realistisch abrechnen kannst.

Benötigter Jahresumsatz = gewünschtes persönliches Einkommen + Betriebsausgaben + selbst finanzierte Arbeitgeberleistungen + Steuerrücklage + Risikopuffer. Mindeststundensatz = benötigter Jahresumsatz ÷ jährliche abrechenbare Stunden.

Das ergibt eine Untergrenze, keinen automatischen Marktpreis. Dein endgültiger Satz kann höher sein, wenn Expertise, Geschwindigkeit, Verfügbarkeit oder geschäftlicher Nutzen für den Kunden mehr wert sind.

Schritt 1: Definiere, welches Einkommen das Geschäft erzeugen muss

Lege das persönliche Einkommen fest, das du nach Steuern benötigst, und liste alle Kosten des laufenden Geschäfts auf: Software, Hardware, Versicherung, Buchhaltung, Marketing, Weiterbildung, Arbeitsplatz, Zahlungsgebühren und Subunternehmer. Wenn du keine bezahlten Urlaubstage oder Arbeitgeberleistungen erhältst, gehören auch diese Kosten in die Kalkulation.

Halte Steuern als separate Rücklage gemäß deiner Rechtsordnung und fachlicher Beratung. Ein Preiskalkulator kann Annahmen strukturieren, aber deine rechtliche Steuerposition nicht bestimmen.

• Ziel-Nettoeinkommen nach persönlichen Steuern
• Jährliche Betriebsausgaben
• Rente, Versicherungen und andere selbst finanzierte Leistungen
• Rücklage für Steuern und Sozialabgaben
• Moderater Puffer für Zahlungsverzug, Leerlauf und Geräteersatz

Schritt 2: Schätze abrechenbare Stunden ehrlich

Ein Vollzeitjahr kann ungefähr 2.080 Arbeitsstunden enthalten, aber ein Selbstständiger kann nicht alle davon verkaufen. Verkaufsgespräche, Angebote, Buchhaltung, Planung, Weiterbildung und Leerlauf sind echte Arbeit, auch wenn kein Kunde dafür eine eigene Rechnungsposition bezahlt.

Beispiel: 46 Arbeitswochen nach Urlaub und Krankheit. Bei 35 Stunden pro Woche sind das 1.610 Stunden. Wenn realistisch 60% abrechenbar sind, lautet der Nenner 966 Stunden – nicht 2.080.

Miss zwei oder drei Monate lang dein tatsächliches Verhältnis abrechenbarer Zeit und ersetze Annahmen durch Daten. Ein Satz auf Basis einer Fantasieauslastung erzeugt ein sehr reales Cashflow-Problem.

Rechenbeispiel

Angenommen, du möchtest 60.000 persönliches Einkommen vor Steuern. Betriebsausgaben betragen 12.000, selbst finanzierte Leistungen 8.000 und 10.000 reservierst du für Risiko und Reinvestition. Das Geschäft benötigt also 90.000 Jahresumsatz.

Bei 1.000 abrechenbaren Stunden liegt die Untergrenze bei 90 pro Stunde. Bei 800 Stunden steigt sie auf 112,50. Der Unterschied ist keine Gier; er ist der Preis geringerer Auslastung.

Vergleiche den Satz vor Veröffentlichung mit deinen Kunden und dem Wert der Arbeit. Wenn der Markt die berechnete Untergrenze nicht trägt, ändere das Modell: Kosten senken, Auslastung verbessern, Leistungen paketieren, spezialisieren oder passendere Kunden ansprechen. Dauerhaft unter Kosten zu verkaufen ist keine Strategie.

Mach aus dem Stundensatz eine brauchbare Projektschätzung

Ein guter Stundensatz braucht trotzdem einen klaren Scope. Zerlege das Projekt in Discovery, Produktion, Kommunikation, Revisionen, Qualitätskontrolle und Übergabe. Schätze jede Aufgabe, wende den passenden Satz an und trenne enthaltene Arbeit von kostenpflichtigen Extras.

Überprüfe den Satz mindestens zweimal jährlich und früher bei größeren Änderungen von Nachfrage, Kosten, Fähigkeiten oder Verfügbarkeit. Nutze die Berechnung intern als Entscheidungshilfe und sende Kunden eine verständliche Schätzung mit Fokus auf Ergebnisse und Annahmen.

• Unterschiedliche Sätze nur bei begründbaren Unterschieden in Arbeit oder Verantwortung
• Mindestprojektpreis für kleine Aufträge mit hohem Verwaltungsaufwand
• Preise für Revisionen und Scope-Änderungen vorab definieren
• Geschätzte und tatsächliche Stunden nach Lieferung vergleichen